POLÍTICAS DE DATOS PERSONALES

MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE DATOS PERSONALES

1. Objeto:

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de la Fundación Conconcreto. Los datos proporcionados a la FUNDACIÓN CONCONCRETO serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) para la finalidad específica para la que fueron suministrados y el cumplimiento de las funciones constitucionales y de los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

2. Responsables del tratamiento:

Fundación Conconcreto  es la persona  jurídica que decide  sobre el tratamiento  de  la información contenida en sus bases de datos.

Razón social: Fundación Conconcreto

Oficina Principal: Calle 56 N° 46-16 Medellín – Colombia

PBX: (57) 4 540 6760

Página Web: fundacionconconcreto.org

Email:  contacto@fundacionconconcreto.org

Persona de contacto: María Isabel Valencia Arbeláez

3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad:

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almecenamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta la FUNDACIÓN CONCONCRETO en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, beneficiarios, participantes en sus iniciativas, personas naturales, donantes, aliados o voluntarios, clientes, empleados, miembros de la Junta Directiva y de Asamblea.

Tratamientos Generales de la información:

• Procesar.
• Confirmar.
• Cumplir.
• Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
• Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos, servicios.
• Realizar transacciones.
• Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.
• Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
• Recolección.
• Almacenamiento.
• Grabación.
• Uso.
• Circulación.
• Supresión.
• Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios o productos adquiridos.
• Registros contables.
• Correspondencia.
• Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.

Información de beneficiarios y/o participantes de la iniciativa:

La Fundación Conconcreto tiene bases de datos de los niños, niñas, jóvenes y sus acudientes; también de adultos que participan en las actividades de la Fundación Conconcreto. Esta información se recolecta para tener datos sobre la población que se impacta. Se maneja también para enviarles información relacionada con las actividades y proyectos de la Fundación Conconcreto, controles internos de pólizas para eventos y para los controles de asistencia a eventos masivos. El suministro de datos personales de niños, niñas y jóvenes es de carácter facultativo, tanto para ellos como para quienes actúen en representación de ellos. La Fundación Conconcreto velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y jóvenes y respetará su tratamiento, teniendo como finalidad el interés superior de ellos, el respeto de sus derechos fundamentales, de sus intereses, de sus opiniones y su desarrollo armónico integral y cumpliendo con los requisitos previstos en la Ley 2581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

Información de donantes y aliados:

Esta base de datos se realiza para el seguimiento y expedición de certificados de donación, para la realización de convenios, pare enviar informes relacionados con las iniciativas conjuntas, e información sobre la Fundación Conconcreto y sus proyectos.

Información de los proveedores:

Esta base de datos se realiza para fines comerciales, para contabilización, para el cumplimiento de decisiones judiciales, disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias. Al igual que para el cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc. Igualmente esta base de datos es para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores, para transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías y para cualquier otro uso de su información que el proveedor autorice por escrito.

Información de empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes:

Esta base de datos se realiza para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, ect), para contabilización y pago de nómina, para reclutar y seleccionar personal que ocupará las vacantes. También en el caso de requerimientos judiciales y legales, para procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral, para realizar transacciones. Igualmente esta base de datos es para pago de beneficios extralegales, auditorías, análisis estadísticos, para capacitación y formación y para compartir los datos personales con entidades bancarias y empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos.

La Fundación Conconcreto reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular lo previsto en este manual.

Información de personas naturales:

Esta base de datos se realiza con el fin de enviar información sobre la Fundación y sus proyectos, puede contener información para la invitación a eventos o de mercadeo.

4. Derechos del Titular:

El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados e induzcan a error. En todo caso, el Titular se obliga a suministrar información veraz.
2. Ser informado previamente sobre la solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de datos no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
5. Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del Responsable.

5. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:

Consultas:

Los Titulares o sus acudientes podrán consultar la información personal del Titular que aparece en la base de datos de la Fundación Conconcreto. La consulta deberá ser formulada por medio escrito bien sea mediante comunicación dirigida a María Isabel Valencia Arbeláez en la dirección Calle 56 # 46- 16 Medellín, Colombia o al correo electrónico contacto@fundacionconconcreto.org

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible antender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta. Esta, no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

El Titular o su acudiente que considere que la información contenida en la base de datos de la Fundación Conconcreto debe ser un objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberos contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo. El reclamo deberá ser formulado por medio escrito bien sea mediante comunicación dirigida a María Isabel Valencia Arbeláez en la dirección Calle 56 # 46- 16 Medellín, Colombia o al correo electrónico contacto@fundacionconconcreto.org Esta debe informar nombre e identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, correo electrónico y debe estar acompañado por los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se acudirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” acompañado del motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad:

El Titular o su acudiente solo podrá elevar la queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Fundación Conconcreto.

6. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013:

Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, la Fundación Conconcreto ha puesto en conocimiento de los Titulares las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación en el sitio web www.fundacionconconcreto.org y mediante correos masivos.

Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del manual, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección o supresión a autorización de sus datos personales, Fundación Conconcreto continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el presente manual.

7. Modificaciones a las políticas de privacidad:

Fundación Conconcreto se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

Estas modificaciones estarán disponibles al público a través del sitio web www.fundacionconconcreto.org

8. Aceptación:

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de este Manual.

9. Vigencia:

Esta política general de privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación.

Aviso de privacidad:

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1337 de 2013, la Fundación Conconcreto en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa su política de tratamiento de datos personales, informa su poítica de tratamiento y los lineamientos de protección de datos personales a través de su sitio web a partir de octubre de 2021. Los datos personales proporcionados a la Fundación Conconcreto serán objeto de tratamiento para la finalidad para la cual ha sido recolectada, esto es, para mantener un contacto efectivo y enriquecedor con usted al contarle de nuestros programas a través de nuestro boletín mensual, de nuestros logros alcanzados a través de la rendición de cuentas anual, nuestras proyecciones como Fundación y demás novedades acerca de nosotros, así como para fines sociales, contractuales, comerciales, estadísticos y/o de mercadeo.

De acuerdo con las disposiciones contenidas en las normas citadas le informamos que los derechos que le asisten como titular de la información son: conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales. Solicitar la prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre el uso que se le da a sus datos personales y presentar quejas por infracciones a los dispuesto en las normas de datos personales.

Se realizarán llamados desde la Fundación Conconcreto para procurar donaciones y captar fondos. Se necesitarán datos personales obligatorios para la recepción de donaciones como nombres, apellido, dirección, correo electrónico y número de documento. Se solicitarán los datos bancarios y de tarjetas de crédito o débito cuando se utilicen estos medios de pago para estas donaciones. Los datos personales y medios de pago facilitados son tramitados siempre bajo conexiones seguras.