Políticas de datos personales

MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE DATOS

PERSONALES

1. Objeto:

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de lainformación de datos personales por parte de Fundación Conconcreto según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

2. Responsables del tratamiento:

Fundación Conconcreto  es la persona  jurídica que decide  sobre el tratamiento  de  la información contenida en sus bases de datos.

–     Razón social: Fundación Conconcreto

–     Oficina Principal: Calle 56 N° 46-16 Medellín – Colombia

–     PBX: (57) 4 251 2626

–     Página Web: www.fundacionconconcreto.org

–     Email:  contacto@fundacionconconcreto.org

3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo:

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La información que recolecta Fundación Conconcreto en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de suobjeto social,  es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores,  beneficiarios,donantes,  aliados o voluntarios, clientes, miembros de  Junta  directiva  y de  Asamblea  y empleados de  la Fundación.

Tratamientos Generales de la información:

–           Procesar

–           Confirmar.

–           Cumplir.

–           Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.

–           Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.

–           Realizar transacciones.

–       Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridadesjudiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.

–          Fines  administrativos  internos  y/o  comerciales  tales  como:  investigación  de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.

–          Recolección.

–           Almacenamiento.

–           Grabación

–           Uso

–           Circulación

–           Procesamiento

–           Supresión

–        Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.

–           Registros contables

–           Correspondencia

–           Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.

Información beneficiarios:

La Fundación tiene bases de datos de los niños, niñas y jóvenes que participan en las actividades de la Fundación. Igualmente, setienen los datos de los padres de familia. Esta información se recolecta para tener control sobre la población en la que incide y a lavez para el manejo del tema de responsabilidad de los padres y la exoneración de responsabilidad de la Fundación. Se manejatambién para controles internos de pólizas para eventos y para los controles de asistencia a eventos masivos. Estas bases de datos son sólo internas, no se trasmiten a ninguna entidad.

Información donantes y aliados:

Esta  base     de  datos se  realiza  para  el  seguimiento  y expedición  de  certificados  de donación.

Información de los proveedores:

–     Para fines comerciales.

–     Contabilización.

–     Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

–     Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales comoentidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.

–     Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.

–     Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

–     Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes:

–     Para fines pertinentes   a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas decompensación familiar, etc.)

–     En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darleTratamiento a la información.

–     En el caso de requerimientos judiciales y legales.

–     Contabilización y pago de nómina.

–     Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.

–     Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.

–     Realizar transacciones.

–     Pago de beneficios extralegales.

–     Auditorias.

–     Análisis estadísticos.

–     Capacitación y formación

–     Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadoresactivos, entre otros.

Fundación   Conconcreto   reconoce   la    importancia   de    la    seguridad,   privacidad    y confidencialidad de los datos personalesque suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este manual.

4. Derechos del Titular:

El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable,  cuando los datos sean parciales, inexactos,incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.

b) Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datospersonales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y susdecretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en labase de datos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del Responsable.

5. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de Fundación Conconcreto.

La consulta deberá ser formulará por el medio escrito bien sea mediante comunicación dirigida a Marcela Barón Soto, en ladirección Calle 56 N° 46-16 Medellín – Colombia, o al correo electrónico  contacto@fundacionconconcreto.org

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo dela misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando losmotivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar loscinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en  la  base  de  datos  de  Fundación  Conconcreto  debe  ser  objeto  de  corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento decualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Marcela Barón Soto en la dirección Calle               56      N°      46-16       Medellín      –      Colombia,      o      al      correo       electrónico contacto@fundacionconconcreto.org , la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, yacompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo paraque subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivodel mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de surecibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora yla fecha en

que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimientodel primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comerciouna vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Fundación Conconcreto.

6. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013:

Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, Fundación Conconcreto ha puesto en conocimientode los Titulares las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación en lapágina web www.fundacionconconcreto.org y mediante correos masivos.

Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del manual, el Titular no ha contactado al responsable para solicitar la corrección, supresión, a autorización de sus datos personales, Fundación Conconcreto continuará realizando el tratamientocontenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en el presente manual.

7. Modificaciones a las políticas de privacidad:

Fundación Conconcreto se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Políticade Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

Estas  modificaciones  estarán  disponibles  al  público  a  través  de   la  página  web www.fundacionconconcreto.org

8. Aceptación:

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Manual, almomento de proporcionar sus datos.

9. Vigencia:

Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación.